Fondamentale per le cartelle cliniche elettroniche è la corretta e sicura archiviazione in base alle tre normative vigenti:
- Decreto Ministeriale del 14 febbraio 1997 secondo cui i documenti radiologici devono essere conservati per 10 anni
- Circolare n°900/1986 del Ministero della Sanità che sottolinea come le radiografie vanno conservate per 20 anni mentre le cartelle cliniche illimitatamente
- Articolo 5 Decreto Ministeriale del 18 febbraio 1992 riferita alle cartelle cliniche degli atleti e agonisti che vanno conservate per 5 anni.
Per ciò che riguarda invece il trattamento dei dati sanitari, il Garante della Privacy ha evidenziato come non sia necessaria la sottoscrizione e firma del trattamento dei dati solo se essi vengono utilizzati esclusivamente per fini di cure mediche da parte dei professionisti (tenuti al segreto professionale). Le uniche esclusioni che richiedono consenso del paziente sono legate all’invio del referto online, l’utilizzo di applicazioni medicali e la consultazione del suo Fascicolo Sanitario.
In data 1°gennaio 2022 l’Agenzia per l’Italia Digitale (Agld) ha pubblicato le ‘Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici’ per la gestione e la salvaguardia dei dati sanitari nelle CCE. La normativa va ad aggiornare l’articolo 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.L. 82/2005) sulla gestione e conservazione dei dati informatici, in particolare:
- Viene introdotta la figura del responsabile di gestione documentale che si occupa della gestione di protocolli informatici e archivi e redige il ‘manuale di gestione documentale’, figura obbligatoria per la pubblica amministrazione ma facoltativa per le aziende private
- Viene introdotto, sia per la pubblica amministrazione che le aziende, il responsabile della conservazione digitale dei dati che redige il ‘manuale di conservazione digitale’ sulla base dell’organigramma delle strutture e definisce le norme per la sicurezza e la conservazione dei documenti sanitari.
- Sottolinea la corretta formulazione della documentazione clinica attraverso software gestionali o servizi in cloud per la redazione, consultazione e archiviazione; la gestione dei metadati assoggettati al documento di riferimento e necessari per il recupero del file e l’archiviazione delle cartelle suddivisibile in archiviazione corrente, di deposito o storica.
In caso di illeciti rispetto alle linee guida della AGLD, le sanzioni previste sono di tipo pecuniario dai 10 mila a 100 mila euro.
Il team di Digitalminds è da sempre molto attento al tema della sicurezza e le nuove norme in vigore. Digitalminds inoltre si affida a partner qualificati per un supporto migliore nella gestione e miglior sicurezza.
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